2011年04月23日

仕事の基礎★ファシリテーションとはチーム活動の場をデザインすること

4.チーム活動の場をデザインする

チーム活動の設計は、問題解決活動の水先案内人であるファシリテーターの最初の仕事であり、活動の成否を左右する重要なステップです。

具体的には、チーム作りから活動プロセスのデザインまで、チーム活動の枠組みの設計を意味します。


(1)目的

目的があって初めて、組織は組織として機能します。

「共通目的」は「協働意欲」と「コミュニケーション」と合わせて、組織の三要素のひとつと言われています。

目的とは「チームは何を目指して活動するのか」という「方向性」のことです。

組織やプロジェクトでいえば「ミッション」にあたり、会議やワークショップで言えば「狙い」になります。

「目的」は「何のために活動するのか」「なぜ我々が集まっているのか」という「活動の意味(意義)」に他なりません。

その意味がメンバーできっちりと共有されていないと、活動がチグハグになってしまい、効果的なチーム活動にならないのです。

企画の段階で目的を明確にしておくとともに、それをどうやってメンバーに徹底させるのか、落とし込みのやり方も考えておく必要があります。





(2) 目標

目的は方向性です。

それだけでは何をめざせばよいのか、具体的な姿が見えてきません。

そこで必要になるのが到達点(ゴール)、すなわち「目標」です。

組織やプロジェクトでいえば「ビジョン」にあたり、会議やワークショップでいえば「アジェンダ」になります。

大切なのは、メンバーの頭の中でゴールの姿やアウトプット(成果物)のイメージが湧きやすいよう、またその食い違いが生まれないよう、具体的に表現することです。

たとえば、「新規事業のアイデア」を目標にするなら、「○年以内に○億円の売上をめざす事業アイデア」といったように、成果のレベルを決めておく必要があります。

そうしておけば、活動が終わった後で振り返る際の判断基準にもなります。報告書やアクションプランをまとめるのなら、どういう内容のものを作るのか、目次くらいは用意しておきたいところです。

また、学習などの内面的な成果を求めるときでも、「みんなが○○な気持ちになる」「チームで○○が起きる」など、予定通りにいったときのイメージを事前にすり合わせておくといでしょう。





(3) 規範

どんな組織にも様々な規範(ルール)があります。

チーム活動においても、チームの中だけで通用する行動指針があれば便利です。

とはいえ、急ごしらえのチームでいきなり価値観を合わせろというのは無理な話です。

「多様性を尊重する」「オープンな活動をする」といった社会的な価値基準のなかで、特にこだわりたい点を挙げるのが、やりやすい方法です。

もうひとつ決めておきたいのが「グランドルール」と呼ばれる、コミュニケーションや情報の共有化を進める上でのルールです。

議論を円滑に進めるのはもちろん、議論の進行を妨げる人に対処する際のよりどころにもなります。

ファシリテーターもこのルールに従うとともに、お目付け役の役割も果たします。

あまり抽象的な言葉を並べるよりは「人の話をよく聴く」「肩書きや立場を忘れる」といった具体的な表現の方が使いやすくなるでしょう。




(4)プロセス

プロセスとは、目標に到達するための道筋(ロードマップ)です。

メンバーの歩調をそろえるためにも、個々の活動の位置付けを理解するためにも、活動の前にプロセスを明らかにしてチームの同意をとっておかなければなりません。



(5)メンバー

実質的に、活動の成果にもっとも大きな影響を与えるのはメンバーの選定です。

目的にふさわしいメンバーを選ぶのはいうまでもなく、重要な利害関係をもれなく加えておかないと、せっかくのアイデアが実行されずにお蔵入りとなってしまいます。

メンバーは多すぎても少なすぎてもいけません。

できるだけ少ない人数で最大の知恵を集めるようにします。

メンバーは必ずしも固定化する必要はなく、常にチームをオープンにしておくのも、よい成果を生み出す秘訣です。



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この記事へのコメント
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